個々の電子メールのアドレスは、xxxx@example.jp などのような形で表現される。実際に電子メールを使うためには、プロバイダーのメールを利用するか、独自ドメイン名（この例では "example.jp"）を得て、レンタルサーバーや独自にサーバーを設置するなどの必要があります。

電子メールソフトで作成した手紙を、インターネットなどのコンピュータ・ネットワークを経由して送受信する仕組みのことを言います。送信した電子メールはインターネットを経由してまず、契約しているプロバイダーを中継し自分のサーバへ送られます。送られたメールデータは電子メールサーバー機能に引き渡されます、そのメールが、インターネットなどTCP/IPネットワークの場合、メール中継・送信用のSMTP(Simple Mail Transfer Protocol)サーバーから、送信先のメールアドレスのサーバーに送り届けられ、蓄積されます。受信者がメールの受信を行うと、受信したメールをスプール(格納)したサーバからメールを読み出すためのPOP3(Post Office Protocol)サーバーやIMAP4(Internet Message Access Protocol)サーバーが機能してメールが受信者のPCに無事送り届けられるのです。
この際に、メールのID,とパスワードによって、第三者がメールを送受信できないシステムになっています。

・ウィルス
電子メールの中には、危険なウィルスが含まれている事があり、非常に危険です。サーバーや、プロバイダーのウィルス対策を利用し、自分のPCにもウィルス対策ソフトをインストール、かつ常にウィルスソフトを最新の状態にしておく必要がああります。

・セキュリティー
メールには、メールのID,とパスワードをしっかり管理し、第三者に悪用されないようにしなければなりません。偽メールの主にされたり、自分の大切なメールを他人に盗み見られたりしてしまします。また、自分のPC自体も他人に使われれると、その人が自分に成りすまして悪用される可能性がありますので、PC自体の保護も必要です。

・スパムメール
ダイレクトメールで、意味の無い、もしくは悪意のメールが数多く届くようになります。むやみにメールアドレスを他人に知らせない、スパムメールの排除を、サーバーに付加させたり、ウィルスソフトの排除機能を使ったり、予防策を講ずる必要があります。

・一方通行
電子メールは、一方通行の情報伝達手段となってしますことが間々あります。ウェブサーバーに設定されたメールアドレスも、PCにそのメール設定がされていなければ、相手に届きません。相手がPCを立ち上げず、メールを見ることが無ければ、何日もほったらかしで情報が伝わりません。
また、スパムメールと一緒に削除されることも考えられます。

・言葉だけ先走る
電子メールは、短文で情報を伝える手段です。こちらの言いたいことを、十分に伝えられないことが多くあります。時には勘違いをされて、トラブルになることも考えられます。
その事を十分に配慮してメールを作成、送信し、時にはフォローを実施する必要があります。

　最近、国会を騒がせている偽造電子メール事件で、電子メールに関心を持たれている方もいるかも知れません。また、電子メールにも作法があるというとびっくりする人もいるかも知れません。
　もっとも手紙などと比べて電子メールは比較的新しいコミュニケーションの道具ですから、作法がまだ確立していない面もあるのかも知れません。しかし、確かに文章作法というほど大袈裟ではありませんが、電子メールらしい書き方やルールというのもは確かにあるのです。

　まずは、ここでは手紙と電子メールの違いについて簡単に触れておきましょう。

　メールという言葉の響きから、電子メールは一般に「コンピュータを使って送受信される手紙である」と捉えられています。けれども、この２つの間にはかなり大きな違いがあります。
　ちなみに日本語の手紙というものは、日本語の書き言葉の伝統を色濃く継承しています。伝統的な手紙の形式に則って書くことが出来るということが、すなわちその人の社会人としての教養の証となるのです。何れにせよ、そのルールはかなり複雑です。それため、手紙を書くことに苦手意識を持つ人もは少なくありません。

　一方、電子メールの場合、形式的ばった書き方はむしろマナー違反。逆に、出来るだけ簡潔に用件だけを済ませる方がよいとされます。なぜそういうことになったのでしょうか。それは、電子メールという仕組みそのものの生い立ち、すなわち電子メールの文化的な背景に由来しています。すなわち電子メールが、アメリカというプラグマティズムの国で誕生したこと、研究者間の情報交換という実用的な目的で開発された技術であったことなどから、電子メールにおける「作法」も自然と実用性や効率を重視したものとなった次第です。

　形式ばった書き方がマナー違反だというのに、それでは、なぜ「作法」などというものを知らなければならないのでしょう？　

　ひとつには「技術的な理由」があります。電子メールはコンピュータ上でキーボードを使って書かれるものであり、回線を通じてデジタルデータとして送られ、コンピュータの画面上で読まれるものです。お互いのコンピュータが「共通のルール」を守らなければ、これは実現出来ることではありません。
　この共通ルールは、どんなコンピュータでも使えるだけのかなり緩やかなルールになっています。緩やかなルールというのは、見方をちょっと変えれば「結構色々風に解釈可能である」と言ってもいいでしょう。すなわち、あなたの使っているコンピュータの環境によって、また、電子メールを送受信するアプリケーションソフト（メーラー）によって、少しずつ出来ることが違うのです。これらは一見些細な違いではあるのですが、うっかり知らずにいると、相手が読むことのできないメールを書いてしまったり、大勢の人に迷惑をかけてしまうこともあるので、注意が必要です。

　ふたつ目の理由は、電子メールが「人間同士のコミュニケーションのツール」であるという理由があります。「形式ばらなくてよい」ということは、「相手に不愉快な思いをさせてもよい」という意味ではないのです。要するに、「お互い気持ちよくやり取りを行なうためには「最低限こういうことは守ってほしい」というルールは厳然として存在しているわけです。

　電子メールの形式は手紙に比べると遙かに単純です。まずは、電子メールがどのような構造でできているか、簡単に見てみましょう。


　まず、私たちが目にする電子メールは、「ヘッダ」ーと本文という２つの部分からできています。

□	ヘッダー
	ヘッダー部分は、メールの表題（件名：英語でsubjectとも言います）や発信人の名前とメールアドレス、発信日付、宛先のメールアドレスと、送信される際に自動的に付与される「経路情報」、すなわちそのメールがネットワークのどこを通って届いたか、などで構成されています。なお、電子メールソフト（メーラー）によっては、このヘッダー情報のうち必要な部分（表題と発信人の名前、メールアドレス）だけしか表示しないものも存在します。

□	本文
	実際に用件が書いてある部分のことです。 　なお、本文は通常はヘッダーに続いて表示されますが、多くの電子メールソフト（メーラー）では、まず画面に（ヘッダー情報の一部を除いて）本文のみを表示します。詳細なヘッダーを見るためには、たとえば画面を上にスクロールさせたり、メニューからコマンドを選んだりする必要があるのが普通です。

※	メールを出そうとする人がその場で記述しなければならないのは、通常は「表題（件名：subject）」と「宛先（相手のメールアドレス）」、それに「本文」の３つだけです。自分の名前やメールアドレスは、メーラーに登録しておけば通常は自動的に入ります。また、発信の日付も自動的に付与されます。

　本文の書き出しやメールの表題（件名：subject）の付け方にもちょっとしたコツがあります。またこの項では、電子メール独特の習慣である「署名」の付け方も参考までに紹介しておきましょう。